知らなきゃヤバイ!? 帳簿の記載と保存

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奈良の税理士・布江田(フエダ)会計事務所のHPに訪問していただき、
ありがとうございます。

今回の投稿は知らなきゃヤバイ!? 帳簿の記載と保存と題して、
帳簿の基本について解説してきます。

最後におまけの会計4コマ漫画もあるので、そちらもお楽しみください。

帳簿への記載の仕方

帳簿への記帳の仕方と言っても、最近は手書きじゃなく
会計ソフトに入力するだけですが、
ここでは何をどのように記帳すべきなのか解説します。

法人でも個人事業主でも、帳簿を付ける際には
複式簿記の原則に従い、整然と、かつ明瞭に記録しなければならない
と法令に記載されています。

簡単に言えば
全ての取引を借方と貸方に仕訳し、勘定科目別に分類・整理し、
必要な事項を記載
しなさいということです。

必要な事項も勘定科目によって様々で、
例えば売上なら下記が必要な事項となります。
(仕入の場合も必要な記載事項は売上と同じ)

  • 売り上げた年月日
  • 売り上げた相手先の名称
  • 何を売ったか
  • 売ったものの数量や単価
  • 売上金額

次に、帳簿といっても色々とありますが、
法令には仕訳帳と総勘定元帳その他必要な帳簿
備え付けよとあります。

仕訳帳は売上や仕入れ等の全ての取引を日付順に記載したもので、
総勘定元帳は勘定科目別に取引を日付順に記載したものです。

では、その他の帳簿は何があるのかというと
その会社や個人事業主によって必要なものが違ってくるのですが

代表的なものをあげるなら、固定資産台帳・現金出納帳・売掛金帳・買掛金帳・経費帳はだいたい必要になってくると思います。

この他にも必要な帳簿は存在しますが、会計ソフトには必要なものが組み込まれており、一箇所に入力すれば自動的に転記(他の帳簿へ記載すること)してくれる(ただし、固定資産台帳は別に入力しなければならない場合が多い)ので、それほど心配することはないでしょう。

帳簿の保存期間と保存方法

帳簿への記載の仕方を解説しましたが、
ここからは帳簿の保存期間と保存方法について解説していきます。

帳簿は作成して終わりというわけではなく、
法令で保存しておかなければならない期間も定められています。

また、保存方法は紙による保存が原則なので、
パソコン等で作成した帳簿書類についても、
パソコン等のデータをアウトプットした紙により保存する必要があります。

なお、法人の場合と、個人事業主の場合とで保存期間が若干異なるので、
それぞれの場合を見ておきましょう

法人の場合

法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければなりません。 

(注)平成23年12月税制改正により平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長され、また、平成27年度税制改正により、平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

国税庁HPより

つまり、帳簿や領収書等7年間保管するのが原則で、
赤字が生じた年度の場合には10年間保管してくださいということです。

個人の場合

個人の場合も基本的に同じで、帳簿(仕訳帳や総勘定元帳など)は7年間書類(損益計算書や貸借対照表、領収書、預金通帳など)も7年間なのですが、一部の書類(請求書・契約書・納品書など)は5年間となっています。
どの書類に該当するか分からない場合は7年間保管しておいたほうが無難です。

ただし、法人の場合と異なり、赤字が生じた年分の帳簿や領収書でも10年間保管する必要はありません

いかがだったでしょうか?

意外と知らないことが多くて、いい加減に帳簿に記載していたり、
7年間も保管していない帳簿等もあったのではないでしょうか。

布江田会計事務所では、そのようなお客様には
帳簿への記載の代行(記帳代行)や、
資料の保存を代行して行わせていただいております。

興味のある方は下記のお問い合わせページからどうぞ。

お問い合わせ

おまけ・会計4コマ漫画

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HP 記帳1-1

HP 記帳1-4

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